KPI là một thuật ngữ rất phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh và marketing. Tuy nhiên, đối với những người mới bắt đầu làm việc hoặc mới tìm hiểu về các chỉ số trong công việc, ý nghĩa của KPI có thể còn mơ hồ.
Mặc dù KPI vừa mới xuất hiện ở Việt Nam trong thời gian gần đây, nhưng sự mở rộng về chia sẻ thông tin đã giúp chúng ta hiểu rõ hơn về khái niệm này thông qua các trang mạng xã hội như Facebook và TikTok. Những meme về việc “chạy deadline” hoặc “chạy KPI” đã trở nên quen thuộc với chúng ta. Để hiểu sâu hơn về KPI có nghĩa là gì? Và các chỉ số KPI cụ thể, mời bạn cùng Blog Thuật Ngữ đọc bài viết này.
Nội dung chính:
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ “Key Performance Indicator” trong tiếng Anh. KPI có ý nghĩa là các chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất và hiệu quả công việc của một cá nhân, nhóm làm việc, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp.
KPI thường được biểu thị bằng các giá trị định lượng và dữ liệu cụ thể. Các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên và từ đó đưa ra đánh giá về năng lực, tính toán lương thưởng và các vấn đề liên quan khác.
KPI có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và người lao động?
Sau khi hiểu rõ định nghĩa của KPI và vai trò quan trọng của chỉ số này đối với doanh nghiệp, bạn đã có cái nhìn tổng quan về nó. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu thêm về vai trò và ý nghĩa cụ thể của KPI đối với cả doanh nghiệp và người lao động.
Vai trò đối với doanh nghiệp của KPI là gì?
KPIs đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Chúng không chỉ là các chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của chiến lược kinh doanh và marketing, mà còn là công cụ để đánh giá năng lực của nhân viên. Dưới đây là những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp:
- Xác định mục tiêu cụ thể cho nhân viên dựa trên KPI: KPIs giúp xác định các nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng cho nhân viên. Chúng tạo ra sự tập trung và hướng dẫn cho nhân viên để đạt được các chỉ số đo lường đã định.
- Đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên: KPIs cung cấp cơ sở để đánh giá năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Chúng cho phép doanh nghiệp đo lường được mức độ hoàn thành công việc và đánh giá khả năng của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu.
- Đánh giá chiến lược kinh doanh và điều chỉnh lại nếu cần thiết: KPIs giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh. Nếu chỉ số KPI không đạt được hoặc không phù hợp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại chiến lược để đạt được mục tiêu mong muốn.
- Tạo môi trường học hỏi và thúc đẩy phấn đấu cho nhân viên: KPIs thúc đẩy sự học hỏi và phấn đấu của nhân viên. Chúng tạo động lực để nhân viên cải thiện năng lực cá nhân, đạt được các chỉ số KPI và phát triển trong công việc.
Như vậy, KPIs không chỉ có tác động đến doanh nghiệp mà còn tạo ra một môi trường làm việc có hiệu quả và phát triển cho nhân viên.
Vai trò đối với người đi làm của KPI là gì?
KPI là một chỉ số mà người đi làm cần phải hiểu để không bị bỡ ngỡ khi được giao nhiệm vụ với những KPI cụ thể. Hiểu rõ về KPI là gì và nhận thức về tầm quan trọng của nó đối với bản thân sẽ giúp nhân viên kiểm soát và hoàn thành công việc dễ dàng theo các chỉ số KPI đã được đề ra.
Một trong những hậu quả của việc không hiểu rõ chức năng và cách hoàn thành KPI là tình trạng chạy theo KPI, chồng đè deadline và kết quả cuối cùng là không hoàn thành. Đây cũng là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp hoặc bộ phận áp dụng KPI nhưng không thực hiện thành công. Tất nhiên, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
Tóm lại, đối với người đi làm, KPI có một số vai trò như sau:
- Giúp nhân viên hiểu mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu.
- Đo lường mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra.
- Cung cấp kế hoạch làm việc rõ ràng dựa trên từng KPI và từng mục tiêu.
- Tạo động lực làm việc để đạt được mục tiêu.
- Dễ dàng nhận biết khi tiến độ hoặc hiệu quả không đạt được KPI và không như mục tiêu đã đề ra, từ đó điều chỉnh và cải thiện.
Việc hiểu và áp dụng KPI đúng cách giúp nhân viên làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Tham khảo các loại KPI phổ biến hiện nay
Để phân loại KPI, chúng ta có thể chia thành các loại tương ứng với từng vai trò trong một công ty. Dưới đây là các loại KPI phổ biến:
- KPI Kinh doanh: KPI Kinh doanh là các chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Thông qua các chỉ số này, doanh nghiệp có thể xác định hiệu quả của dự án và nhận ra những điểm yếu cần khắc phục trong quy trình kinh doanh.
- KPI Tiếp thị: KPI Tiếp thị là các chỉ số giúp đội ngũ tiếp thị đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị, các kênh tiếp thị, và các hoạt động tiếp thị khác. Các chỉ số KPI giúp đánh giá mức độ hiệu quả của chiến dịch, xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc loại bỏ để tập trung vào kênh tiếp thị hiệu quả nhất.
- KPI Quản lý dự án: KPI Quản lý dự án được sử dụng để theo dõi tiến độ và hiệu quả của từng dự án. Loại KPI này giúp nhà quản lý nắm bắt hiệu quả của từng giai đoạn trong dự án, đánh giá hiệu suất của nhân viên và so sánh hiệu quả với kỳ vọng ban đầu.
- KPI Tài chính: KPI Tài chính được sử dụng bởi cấp quản lý và lãnh đạo bộ phận tài chính để theo dõi và đo lường tình hình tài chính của công ty. Các chỉ số tài chính có thể bao gồm doanh thu, lợi nhuận, và các chỉ số tài chính khác.
- KPI Bán hàng: KPI Bán hàng được sử dụng để đo lường hiệu quả của bộ phận bán hàng, sức hút của sản phẩm và đóng góp vào quy trình theo dõi và đánh giá doanh thu hàng tuần/tháng/quý/năm. KPI Bán hàng không chỉ áp dụng trong lĩnh vực bán lẻ, mà cũng áp dụng cho bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào được bán ra.
Quy trình xây dựng chỉ số KPI trong doanh nghiệp
Sau khi nắm được khái niệm tổng quan về KPI, bước tiếp theo là thực hành xác định và áp dụng KPI vào doanh nghiệp. Dưới đây, chúng tôi giới thiệu một quy trình đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng để xây dựng chỉ số KPI:
1. Xác định ai là người xây dựng KPIs
Người đảm nhiệm xây dựng KPI cần được xác định trước và luôn là người có hiểu biết rõ về tình hình tổng thể, các công việc cần thực hiện và mục tiêu đã được đề ra. Dựa trên mục tiêu được chỉ đạo từ cấp quản lý cao nhất, người xây dựng KPI cho từng phòng ban – thường là trưởng phòng/quản lý – sẽ đề ra các KPI cho phòng ban và các vị trí trong phòng ban.
Mặc dù nhân viên không trực tiếp đề ra KPI, nhưng họ cũng có quyền được thảo luận và đóng góp ý kiến với người đề xuất, vì chính họ sẽ thực hiện công việc dựa trên KPI đó.
Do đó, người đề ra KPI cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để xác định KPI phù hợp nhất có thể. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tính minh bạch của kết quả và khả năng thực hiện mục tiêu cuối cùng.
2. Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART
Để đảm bảo quá trình làm việc được thống nhất, tập trung và đạt được mục tiêu cuối cùng, việc xác định các chỉ số KPI cần được thực hiện một cách chính xác để lựa chọn những chỉ số quan trọng, liên quan và khả thi.
Để đạt được điều đó, có thể sử dụng công cụ SMART – một công cụ phổ biến để xác định mục tiêu. SMART là viết tắt của bốn từ tương ứng với năm đặc điểm mà mục tiêu nên có, cụ thể ở đây là KPI: Cụ thể (Specific), Có thể đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Attainable), Thực tế, có liên quan (Relevant), Thời gian cụ thể (Time-bound).
Hãy tiến sâu vào từng yếu tố như sau:
Yếu tố 1 Cụ thể (Specific): KPI cần được xác định một cách cụ thể
Các thông số của chỉ số KPI cần được xác định một cách rõ ràng và cụ thể, để dễ dàng tổng hợp, theo dõi và đánh giá. Thay vì chỉ nêu rõ rằng nhân viên phải bán được nhiều đơn hàng nhất có thể trong một tháng, hãy đặt ra một con số cụ thể như 500 đơn hàng hoặc sử dụng phần trăm như 85% hoặc 90%.
Yếu tố 2 Đo lường được (Measurable): KPI phải có thể đo lường được
KPI phải là các chỉ số có thể được đo đếm và chuyển đổi thành các con số cụ thể. Điều này không chỉ giúp việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc dễ dàng hơn, mà còn hỗ trợ việc tổng hợp và trình bày trên các công cụ và phần mềm quản lý công việc.
Yếu tố 3 Có thể đạt được (Attainable): KPI phải khả thi
Tương tự như mục tiêu, nếu KPI không thực tế và không thể đạt được dù cho cố gắng như thế nào, thì KPI đó không mang lại giá trị. Dựa trên mục tiêu và tình hình hiện tại về nhân lực, trang thiết bị và thậm chí các yếu tố bên ngoài, hãy đưa ra KPI phù hợp với thực tế.
Yếu tố 4 Liên quan (Relevant): KPI phải liên quan đến mục tiêu đề ra
Mục đích của KPI là giúp thực hiện mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Do đó, hãy tập trung vào những hoạt động giúp bạn đạt được mục tiêu đó. Loại bỏ những chỉ số KPI không quan trọng hoặc không liên quan.
Yếu tố 5 Thời gian (Time-bound): Cần có thời gian cụ thể để hoàn thành KPI
KPI cần có một mốc thời gian cụ thể, tức là một deadline. Thời gian này có thể được tính theo ngày, tháng, quý, và thậm chí là năm. Tùy thuộc vào từng loại chỉ số KPI, thời gian thực hiện có thể khác nhau.
3. Thực hiện KPI và đánh giá mức độ hoàn thành
Sau khi đã xác định các chỉ số KPI quan trọng, bước tiếp theo là phân công nhiệm vụ/công việc và triển khai chúng. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban hoặc người chịu trách nhiệm để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.
4. Đánh giá KPI và tính toán phần thưởng
KPI thường liên quan đến phần thưởng và được tính toán dựa trên một công thức cụ thể. Người quản lý cần đánh giá mức độ hoàn thành KPI để xác định phần thưởng phù hợp cho nhân viên.
5. Điều chỉnh KPI phù hợp với thực tế hoàn thành công việc
Trong quá trình thực hiện, có thể xảy ra những thay đổi trong KPI cần được điều chỉnh để phù hợp hơn với năng lực làm việc thực tế và mục tiêu của công ty. Tuy nhiên, chỉ nên thay đổi khi đã có sự theo dõi và đánh giá khách quan trong một khoảng thời gian nhất định.
Kết luận
Trên đây là những kiến thức cơ bản về KPI có nghĩa là gì mà bạn đọc cần biết. KPI không chỉ là những chỉ số quan trọng đối với người quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong công việc hàng ngày của tất cả mọi người và ảnh hưởng đến mức lương thưởng của chúng ta.
